di PierPaolo Voci – www.shapebureau.com
Ecco alcuni esempi pratici per la gestione di un team di persone che lavorano a distanza, in modo da ottimizzare tempi e costi. Il lavoro da remoto porta con sé vantaggi e svantaggi, specie per le aziende: se da una parte ci consente di ridurre i costi aziendali, dall’altra rende più complicato il controllo e la gestione delle risorse. Personalmente, mi è capitato di lavorare con risorse che lavorassero da remoto, sia come colleghi che come collaboratori e io stesso lavoro ormai da casa. Nell’articolo di questo mese vorrei concentrarmi su un aspetto:
Come ottenere il meglio dal lavoro a distanza
Se non hai una visione d’insieme efficace, è molto improbabile che tu possa mettere insieme un gruppo di persone qualsiasi, provenienti da vari posti d’Italia o del mondo per farli lavorare insieme e renderli produttivi. Ovviamente, la scelta più delicata è proprio quella relativa al team: non tutti possono lavorare da remoto. È un dato di fatto: ci sono persone in grado di lavorare e dare il massimo in autonomia e altre che hanno bisogno di stare in ufficio. Non si tratta solo di essere controllati, ma anche di un bisogno fisiologico di relazione con il resto del team. Io stesso, almeno inizialmente, non mi sono trovato benissimo a lavorare da casa. Solo dopo ho cominciato a lavorare da remoto e sono diventato capace di lavorare anche da una spiaggia. Di conseguenza, è molto importante mettere su un team che sia capace di lavorare in autonomia.
1. Scegli degli esecutori – Gli esecutori sono persone che si occupano dei processi meno complicati, ma che prestano molta attenzione ai dettagli. Possono farlo dovunque si trovino e puoi affidargli tutte quelle mansioni che devono essere svolte con assoluta certezza. Dovrai comunque guidarli e dirgli come vanno fatte le cose, ma ti basterà definire delle priorità e potrai preoccuparti di controllare il processo solo alla fine.
2. Scegli persone di cui puoi fidarti – Il lavoro da remoto smette di funzionare se non puoi fidarti delle persone che stanno dall’altra parte della linea. Se ti preoccupi costantemente di quello che sta facendo il tuo collaboratore, se sta lavorando o ti sta soltanto rubando soldi, allora stai sprecando tempo e denaro nel controllo di una risorsa, anziché nel tuo lavoro di ogni giorno. Cerca di valutare le referenze delle persone che assumi e valuta anche su quanti progetti personali stanno lavorando: una persona che ha già molti clienti potrebbe non avere il tempo necessario da dedicarti.
3. Fidati delle persone che assumi – La conseguenza del punto precedente è che, una volta assunta una risorsa, devi fidarti. Devi imparare a valutare le persone più per quello che producono che per quanto tempo stanno sedute a una scrivania. A questo proposito, ti consiglio di fissare in anticipo delle scadenze, in modo da poter giudicare l’operato del tuo collaboratore in modo più sereno. E anche lui si sentirà investito di maggiore fiducia e autonomia.
4. Scegli persone che sappiano scrivere – In una realtà aziendale tradizionale, con persone sedute fianco a fianco, moltissime informazioni sono scambiate di persona e a voce. In una realtà diffusa, magari con collaboratori che vengono da tutta Italia o addirittura da altre parti del mondo, tutto questo non è possibile ed è quindi necessario scambiarsi informazioni scritte. La comunicazione scritta è una delle parti fondamentali di un team che lavora da remoto: cerca di assumere persone che sappiano scrivere bene in italiano e che lo facciano in modo chiaro e puntuale. E no, non è una cosa che sanno fare tutti.
5. Scegli persone che non abbiano bisogno di un ufficio – Come ho scritto sopra, non tutte le persone sono a proprio agio nel lavoro da remoto. Nel corso della tua attività, potrebbe essere importante provare a creare un rapporto umano con i tuoi collaboratori. La verità è che è molto più facile sviluppare socialità con persone con cui sei a contatto tutti i giorni dal vivo. Io stesso ho sviluppato un vero rapporto con le persone con cui lavoravo da remoto solo dopo un paio di birre insieme, malgrado ci lavorassi già da alcuni mesi. Se scegli collaboratori a distanza, devi abituarti all’idea di non avere quel genere di affinità. E anche loro devono essere a proprio agio con quest’idea. I migliori smart worker danno il meglio di sé proprio in queste condizioni.
